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行政助理没有你想象中的简单,它的简历应该这样写
时间: 2015/01/14 17:43      来源: 河北搜才网    

一、行政文秘是做什么的

行政文秘(或称行政文员、行政助理)几乎存在于每一家企业机构,大到机关、企事业单位,小到可能只有十余人的私企,它是一个企事业单位不可或缺的组成部分。很多应届毕业生刚开始从事的都是这类工作。行政文秘是一个看似简单,实则很考验人的工作,因为它的工作非常多元化,要求应聘者是个多面手,简单的说,做这个工作要求人会 “三办”(办文、办会、办事) ,具体而言包括以下几点:

    ●公文处理
    ●接待来访
    ●档案管理
    ●组织会议
    ●上传下达


有人说行政文秘是“打杂的”,可以这么理解,因为他们要做的工作非常琐碎。外面来个人,要去接待;公司招聘,要组织;人员请假,要统计;公司开会,得准备场地;月底了,还要负责发工资……

除了这些杂事之外,你可能还要打印复印、采买办公用品、甚至打扫卫生,当然,比较重要的一点是行政文秘要有一定的写作能力,因为公文、领导的演讲稿等等都是行政文秘的分内之事。

能写、能跑,能说、能做 ,也许是对行政文秘的最好概括。


二、行政文秘简历要展示什么能力

在阅读简历时,应聘行政文秘类工作招聘者主要关注以下几种能力:

    ●基本能力: 事务处理能力,沟通协调能力、整理分析能力,团队合作能力等
    ●专业能力: 掌握公务文书相关知识(写作、传达、归档等),熟练使用office办公软件
    ●专业学历方面: 大多要求大专以上,部分需中文、文秘、行政、管理等相关专业
    ●性格方面: 细致认真、有亲和力、踏实稳重
    ●其他方面: 英语流利,形象气质佳等

既然行政文秘人员是个多面手,小编认为应届毕业生在制作相关简历的时候应该有所取舍。可以将重点放在相关经历上,从事务处理、沟通交往、写作几个方面出发,打动招聘者。

参考这份标准的行政文秘简历模板 ,小编将具体分析一个普通应届毕业生在应聘行政文秘工作时该怎样分配各部分内容。

具体到简历,需要展示的内容主要包括以下几个方面

    ●行政文秘实习经历
    ●其他实习经历
    ●校园活动和社会实践
    ●学习背景和培训经历
    ●其他信息(语言技能、计算机技能、简历照、爱好特长等)

那么,这些能力要怎么在简历中体现呢?请看以下各要点的具体分析。


三、相关实习经历最受关注

实习中这些经历特别看重:

    ●处理日常事务
    ●语言/翻译
    ●数据处理
    ●写report

具体到每一点,我们以标准简历模板为例分析。



如上,处理日常事务,体现在各个方面,行政文秘实习,无非是在做各种杂事,切忌一笔带过,而是要多用动词和名词,把杂事的具体内容一点一点写出来。

想让招聘者了解你熟练掌握Office办公软件?相比在简历末尾这样写:



像这样写招聘者可以更清晰地了解你的办公软件水平:



同样,想要证明你的语言/翻译能力,简历中的具体事项可能更有说服力哦:



按照这个思路,我们可以先把需要展现的各种能力列一个简单的清单,然后在每一项后面找出具体可以展示出该种能力的例子。


四、写好专业相关经历,给“行政文秘”加分

行政文秘,是个对专业限制并不十分严格的工作,因此,不是所有想做行政文秘的人都会有行政文秘的相关实习经历,非相关专业的应届毕业生,怎样才能让自己的简历毫不示弱于相关专业学生呢?不同专业类型的学生应该怎样写自己的实习经历呢?

小编在这里主要分两个方向来分析,写好其他实习经历,一样可以为你的简历加分。


1. 经管/社科类学生的专业实习

专业为经管社科类的应届毕业生,从事的实习主要为银行、数据分析、媒体、销售等工作,这一类实习可以突出应聘者的软技能,不同类型的实习可以向我们展现应届毕业生不同方面的软实力,下面我们分类举例叙述。

一个在媒体做过实习的人,处理日常事务的能力可能不强,此时,我们应该突出他的写作能力和人际交往能力;一个做过数据分析的人,可能与人交往较少,此时,我们可以突出他的数据整理分析、操作计算机的能力;一个人做过销售类实习,可能较少与文字打交道,但是我们可以突出他的沟通交往能力和事务处理能力。



如上,四份实习经历,对于一个应届毕业生来说,可算丰富了。但是,仅有丰富的实习还不够,要通过不同的实习经历展示各种软实力。

上图中实习经历,都是日常事务性工作,在描述经历的时候,应注意各种动词的准确把握,每一个动词都代表你做的事情,如“流转、登记、监控、统计、宣传、营销、管理、编辑、校对”等等。这样写出来,招聘者能够更清楚你在以往的实习中做过什么事。


2. 理工科学生的专业实习

作为一名理工生,本科期间跟行政文秘工作相关的经历可能不是很多,除了利用校园活动外,想要应聘专业相关公司的行政文秘,可以强调自己在专业实习中的突出表现,体现行业的专业背景,顺便挖掘软实力。

理工生应聘文秘时,一般考虑的都是相关专业企业的文秘工作,此时,可以适当展示自己对于该专业领域知识的了解,具体可用一些技术实习、项目经历、参赛,甚至课程、成绩等。




从小堂的经历可以看出,他的实习都是针对本专业的,这样在他应聘相关专业的行政文秘的时候可以显示他的专业背景。

画红线的部分都是一些事物具体操作的事例,不要小看实习中琐碎的杂事,这些都可以向招聘者展示你的日常事务处理能力。


五、校园活动和实践经历

之前我们说过,行政文秘工作是个对能力有诸多要求但却比较辛苦的工作,对于实习经历不是十分丰富的应届毕业生来说,校园活动这一块十分重要,因为各类校园活动中的那些“杂事”正和行政文秘工作相似。

在众多校园活动和社会实践经历中经历中,想要应聘行政文秘工作的应届毕业生该展示哪些呢?乔布小编为你总结如下:

首先是活动类型,大致分为以下五种:

    ●班团干部: 这是能够体现领导能力、沟通能力的经历。
    ●学生助理: 工作都是一些行政事务类工作,加分点。
    ●社团活动: 所有的社团活动都不是毫无意义的,起码展现了你的交往能力。
    ●大型活动: (辩论、演讲、主持等)这些活动可以突出性格、口才等。
    ●社会实践活动(志愿者等等): 社会实践活动也是证明自己处事能力的一种手段。

各种能力可以通过不同经历展示:

    ●事务处理能力: 助管、助教、学生助理、班团干部、社团组织者
    ●公文写作能力: 校园媒体执笔、参加征文比赛、社团会议记录者
    ●沟通交往能力: 班团干部、社团活动成员、志愿者活动、家教
    ●语言表达能力: 主持人、演讲比赛、辩论队
    ●组织领导能力: 班团干部、社团上层、活动组织者
    ●人事工作能力: 社团招新工作、社团人员管理



以上简历中,小堂的实习经历就几乎涵盖了上面我们提到的方方面面。


六、相关学习/培训经历

没有相关工作经验?对于应届毕业生来讲,大量工作经验毕竟不太现实,但是,作为学生,通过各类学习培训提高自己,让招聘者了解到你具有相关知识的培训,一定会给你的简历加分。在行政文秘简历中,可以写出的培训主要包括以下几种:

    ●公务文书培训(写作能力)
    ●秘书培训(各项专业能力)
    ●行政工作培训(专业能力)
    ●人力资源培训(管理能力)
    ●会计培训(财务能力)
    ●商务礼仪培训
    ●计算机技术培训

这种类似经历,都可以为简历加分。

如果其他信息较多,可以将培训名称直接写出,如果其他经历较少,则可以具体写出实习内容。

这是一份典型的没有实习经历的模板,但是丰富的证书和培训经历,有效弥补了实习经历的空白。

在简历前面,应将证书分类列出,最重要的秘书证书放在前面,然后是人力资源、会计等相关证书。技能证书可以单独列出来。



培训经历书写的详略当根据含金量有所取舍。



这样简单的罗列,是对加分信息的浪费,无法让招聘者详细了解你从培训中学习到了什么。

以小堂的简历为例,我们来看看正确的培训经历是怎么写的。



公务文书写作和商务翻译两个培训详细写出,掌握了各种公文的写作方法,20篇商务文书的写作,用数字让简历阅读者了解你有写作、翻译的经验。

其他较为次要的培训经历,只需简要写出即可。


七、教育背景


1、院校专业

小编根据招聘信息分析,行政文秘一般要求大专以上学历,专业限制不多,以中文、文秘、行政、管理等专业毕业生为佳,若应聘者为上述专业,应将学历背景放在简历前面。

如果不是以上专业,应根据招聘信息分类考虑情况,比如一个化工专业的人去应聘化工公司,此时可以把学历背景放在前面;如果应聘的公司和自己的专业并不相关,则应考虑将专业背景放在比较靠后的位置。

2、其他内容(主修课程、奖学金等)

对于各种经历都不是特别丰富的应届毕业生,如果成绩优秀,除了学历专业,还有一些其他的教育信息可以写入简历中,如,学习过与文秘工作相关课程的,比如公务文书写作、商务礼仪课程等等。

另外,特高绩点、各类奖学金、优秀毕业生等也是有一定加分作用的东西。




如上,如果经历不是很丰富,可以考虑将可能与文秘工作相关的课程写在主修课程当中。像小堂这种外语和经济类双学位的学生,是很有优势的,因为语言能力和财务能力都是行政文秘工作的加分项。另外,一些外语的学习、与文秘工作有关的课程(如公务文书写作),都可以写在教育背景中,这样招聘者可以了解到你在学习生涯中有意接触行政文秘相关知识,为你加分。

获奖越多越好,但是要学会用关键的几个奖励抓住招聘者的眼球,如图,小堂拿到的奖学金都是全校1%的学生才能得到的,优秀毕业生这种很少人才能得到的奖励写出来也很有意义。


八、招聘方还需要看到的其他信息


1、语言能力

一般来说,行政文秘要求讲话流利明白,因此,普通话应该清晰标准。

另外,由于要跟人打交道,方言区工作的人,最好掌握当地方言,这部分可在简历语言相关部分写出。比如:粤语日常交流无障碍。如果有一定的外语水平,可适当书写。

翻译工作、外语证书、掌握方言等都可以展示应聘者的语言能力。


2、计算机及办公设备使用能力

对于一名行政文秘人员, Office办公软件是其必须掌握的软件,且应达到精通的程度,因为写公文要用到word,整理档案要用到excel、会议展示要用到PPT。除此之外,photoshop、会声会影等图像视频处理软件也可以写出来。

另外,对于办公设备(打印机、复印机、传真、扫描仪)都要熟练使用,具体可以写到实习经历中。


3、形象(简历照)

由于文秘大多要与人打交道,对外接待、出席会议等工作时更是直接代表公司的形象,因此对外貌有一定要求。文秘招聘信息中,一般有关于形象的要求,但这种要求并不是所谓国色天香、玉树临风,而是端庄、整洁、大方。因此,一张简历照也成为行政文秘简历中不可或缺的部分。


4、特长爱好

古话说“人无癖,不可与交”,经常要与人打交道的行政文秘,有一些特长爱好,除了可以增加和人交流的机会外,还能在一些关键的活动上派上用场。摄影这种百搭的写上去很好,登山、游泳等运动类的很不错,唱歌、跳舞等才艺类,也会给你的简历加分的。另外,如果你会驾驶的话,一定要写在简历上,因为行政文秘工作有时需要驾驶。

举例如下:




作者 戴彤

原文地址http://cv.qiaobutang.com/knowledge/articles/521c53730cf2ad41bbceb929

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